Slider

Satu Template Rahasia Yang Dapat Anda Gunakan Untuk Menyampaikan Pesan Presentasi Kepada Eksekutif

Sekarang setelah Anda mengetahui gaya berpikir eksekutif yang telah dijelaskan pada postingan minggu yang lalu tanggal 2 November 2020, kemudian yang harus Anda lakukan adalah membuat pesan presentasi berdasarkan semua gaya tersebut. Dalam membuat pesan presentasi kepada eksekutif, maka Anda memerlukan template untuk memandu Anda saat Anda harus membuatnya.

Saat digunakan, template ini akan memastikan bahwa Anda memiliki presentasi eksekutif yang ringkas, tepat, dan terfokus yang dapat membuat para eksekutif terkesan.

Menurut Peter Khoury dari Magnetic Speaking, ada 7 pertanyaan yang perlu Anda jawab pada setiap presentasi eksekutif.

1. Mengapa Anda ada di sana ?

Anda harus tegas di depan para eksekutif. Anda tidak bisa menjadi kabur dan plin-plan. Anda harus berterus terang mengapa Anda ada disana untuk mempresentasikan update proyek atau usulan proyek kepada mereka.

Contohnya adalah “Saya di sini hari ini untuk memberi Anda kabar terbaru tentang proyek X atau saya di sini untuk mengusulkan cara baru dalam berbisnis”.

2. Mengapa apa yang Anda katakan itu penting sekarang ?

Ketika para eksekutif membuat keputusan, mereka selalu berusaha menilai pentingnya apa yang Anda bicarakan. Anda perlu memberi tahu mereka tentang pentingnya proposal atau update untuk memastikan mereka tidak mencoba mencari tahu sendiri.

Sungguh menakjubkan betapa banyak eksekutif yang menghabiskan waktu untuk mengetahui, misalnya, sebuah update proyek.

Jadi, Anda harus memberi tahu mereka mengapa ini penting sekarang.

3. Apa latar belakangnya ?

Jika Anda melihat 10 update proyek dalam sehari, maka setelah seminggu semua proyek ini mulai kabur dalam benak Anda. Itulah yang terjadi pada para eksekutif, kecuali jika proyek tersebut adalah salah satu proyek dimana mereka terlibat langsung.

Kemungkinan besar mereka akan melupakan proyek Anda, kecuali Anda mengingatkan mereka dan memberi mereka konteks dengan memberikan beberapa latar belakang tentang apa yang Anda lakukan. Sangat mudah untuk melakukan langkah ini secara berlebihan. Jadi berhati-hatilah, dan berikan beberapa latar belakang untuk membangun kesamaan, tetapi tidak terlalu membuat bosan dan mengalihkan perhatian para eksekutif pada hal-hal yang kecil.

4. Apa update atau proposalnya ?

Ini adalah bagian dimana Anda sampai kepada inti pesan. Semua yang Anda katakan sebelum pertanyaan ini adalah jalan untuk masuk ke bagian ini.

Saya tahu apa yang mungkin Anda pikirkan. Bukankah para eksekutif menginginkan bagian ini saja ?

Tidak, mereka juga menginginkan konteks dan pentingnya update. Kalau tidak, mereka akan bingung.

5. Bagaimana cara melangkah ke depan ?

Di sinilah Anda memberi tahu para eksekutif langkah selanjutnya. Sekali lagi, jangan terlalu banyak membahas hal-hal yang kecil di sini. Bicarakan tentang langkah selanjutnya dalam perspektif yang besar. Anda tidak perlu memberi tahu mereka timeline dalam hitungan jam pada satu waktu. Anda hanya perlu menjelaskan langkah selanjutnya dari perspektif yang lebih luas.

Dari pada mengatakan hari ini, kita akan melakukan x, besok kita akan melakukan y, dan seterusnya. Katakanlah kami sedang berusaha mendapatkan persetujuan manufaktur pada akhir bulan ini, dan kami akan meluncurkan perubahan dalam mode beta pada akhir kuartal, dan jika semuanya berjalan lancar, kami akan meluncurkan dengan kekuatan penuh pada kuartal ketiga tahun ini.

6. Bagaimana jika negatif ?

Ingat, bagaimana jika ada orang yang berpikir negatif, yaitu orang yang akan menunjukkan apa yang salah dengan presentasi Anda. Idealnya, Anda ingin menangani orang-orang ini dan keberatan mereka secara offline dengan melobi agar mendapat dukungan mereka. Namun, itu mungkin tidak selalu terjadi. Jadi, yang perlu Anda lakukan di sini adalah mengemukakan keberatan, alternatif, dan segera menanganinya.

Ada dua alasan Anda mengemukakan hal ini terlebih dahulu dari pada menunggu mereka mengemukakannya.

Yang pertama menunjukkan bahwa Anda memiliki pandangan yang seimbang dan rasional dan ini menunjukkan bahwa Anda mempertimbangkan alternatif dan apa yang bisa salah dan menyesuaikannya.

Kedua, memungkinkan Anda untuk mengemukakan keberatan terlebih dahulu dan menanganinya sebelum mereka melakukannya. Hal ini memungkinkan Anda untuk menangani keberatan tanpa mengusik ego mereka yang melekat padanya.

7. Bagaimana jika positif ?

Para eksekutif juga manusia. Jadi wajar saja, mereka punya tujuan besar, impian besar, dan ide besar juga. Pikiran ini biasanya memanifestasikan dirinya dalam inisiatif besar dari perusahaan  atau proyek mereka.

Di bagian “bagaimana jika positif” dari ringkasan eksekutif Anda, Anda dapat menghubungkan ide-ide Anda dengan salah satu proyek mereka atau inisiatif besar dari perusahaan besar.

Misalnya, jika Anda mengetahui ada inisiatif bisnis yang besar untuk meningkatkan keberagaman karyawan dalam organisasi Anda dan proposal Anda terkait dengan program rotasi magang dari karyawan, maka tautkan proyek Anda ke inisiatif perusahaan untuk keberagaman karyawan tersebut.

Dengan pertanyaan “bagaimana jika negatif” dan “bagaimana jika positif”, Anda tidak ingin melakukan sesuatu secara berlebihan. Gunakan keduanya secara strategis untuk proposal proyek atau update proyek.

Perhatikan bahwa semua pertanyaan di atas membahas semua gaya berpikir eksekutif.

Menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut akan memastikan bahwa dapat berkomunikasi dengan audiens yang luas.

Sebagian besar waktu menjawab pertanyaan-pertanyaan itu akan menjadi presentasi eksekutif Anda secara keseluruhan.

Ada 2 langkah yang perlu Anda lakukan.

Pertama, pikirkan update proyek atau proposal proyek yang ingin Anda presentasikan kepada para eksekutif.

Kedua, lihat template di bawah ini dan jawab satu pertanyaan dalam satu waktu. Sederhanakan, ringkasan eksekutif biasanya antara 2-15 menit maksimal. Jika para eksekutif membutuhkan lebih banyak, maka mereka akan mengajukan pertanyaan kepada Anda.

Template presentasi eksekutif adalah seperti di bawah ini.

1. Mengapa Anda ada di sini?

Saya di sini untuk __________

2. Mengapa ini penting?

Ini penting karena__________

3. Apa latar belakangnya ?

Sekadar memberi Anda beberapa latar belakang tentang ini : __________

4. Apa updatenya atau apa proposalnya ?

–   Untuk update : Ini update terbaru__________

–   Untuk proposal : Karena__________, saya merekomendasikan/mengusulkan, kita melakukan__________

5. Bagaimana cara melangkah ke depan ?

Cara untuk maju ke depan adalah__________

6. Bagaimana jika negatif ?

–   Jika keberatan, gunakan ini: Saya tahu beberapa dari Anda mungkin berpikir__________,  tetapi, __________

–   Jika konsekuensi : Jika kita tidak melakukan__________, maka__________

–   Jika menyajikan alternatif : Kita juga mempertimbangkan__________, dan kita masih berpikir__________

7. Bagaimana jika positif ?

Bagaimanapun, kita mencoba untuk mencapai_ (Inisiatif Besar) __, dan __ ini (proposal atau update proyek Anda) __ akan membantu kita melakukannya (lebih cepat, lebih baik, lebih murah, dll)

Berikut adalah contoh presentasi/briefing eksekutif.

Untuk contoh ini, saya akan menunjukkan kepada Anda sebuah contoh untuk proposal proyek dari industri bioteknologi.

Selamat pagi !

1.Saya di sini hari ini untuk mengusulkan proses baru untuk menangani penyimpangan yang terjadi dalam pembuatan produk A.

2. Ini penting karena proses baru akan membantu kitauntuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.

3. Hanya latar belakang singkat, proses normal kita untuk menangani penyimpangan yang sekarang dilakukan dengan langkahX, Y, Z. Seperti yang Anda ketahui, beberapa langkah tersebut membutuhkan banyak waktu serta memberikan lebih banyak titik kesalahan.

4. Saya ingin mengusulkan proses baru untuk mengganti proses X, Y, Z dengan hanya langkah W. Ini mengurangi proses menjadi satu langkah, bukan tiga langkah. Sebagai contoh…. (Anda dapat mengilustrasikan lebih lanjut dengan menguraikan dengan contoh kecil).

5. Untuk melangkah ke depan, kami hanya memerlukan persetujuan Anda atas proses baru untuk menangani penyimpangan ini dan setelah kami memilikinya, saya dan tim akan mengurus dokumentasi dan pelatihan untuk personil yang mengoperasikannya dan siap untuk diluncurkan pada kuartal berikutnya.

6. Saya tahu bahwa beberapa dari Anda mungkin khawatir bahwa mengurangi proses menjadi satu langkah, bukan tiga akan menghilangkan check and balances. Pada kenyataannya, kami percaya bahwa mengurangi menjadi satu langkah dengan satu akuntabilitas terpusat akan meningkatkan akurasi. Saat ini, kami mengikuti proses satu langkah serupa untuk mengubah system of procedure (SOP). Dan sejak implementasinya, hal itu mengurangi kesalahan dalam prosedur sebesar 30 %. Kami pikir kita akan mencapai efek yang sama dengan perubahan proses ini untuk menangani penyimpangan.

7. Bagaimanapun, inisiatif besar kita tahun ini adalah untuk meningkatkan efisiensi manufaktur kita dan memperbarui proses penyimpangan adalah satu langkah maju yang besar untuk membantu kita mencapai tujuan efisiensi kita.

Demikianlah, template yang dapat Anda gunakan untuk menyampaikan pesan presentasi kepada eksekutif. Anda dapat belajar bagaimana membuat presentasi eksekutif/briefing eksekutif untuk berkomunikasi secara lebih efektif dengan para eksekutif.

Anda mempelajari bahwa ada 4 kelompok informasi utama dari Anda setiap kali Anda memberikan presentasi kepada mereka. Keempat kelompok informasi utama itu adalah mengapa, apa, bagaimana dan bagaimana jika.

Dengan menggunakan template ini, maka Anda dapat memberikan pengaruh yang maksimal dalam presentasi Anda kepada eksekutif.

Sharing knowledge for a better presentation/communication.
Erry Ricardo Nurzal

Mungkin Anda juga menyukai

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *